Secrétaire - Assistante du pôle "Vie des établissements" H/F

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Edité le 11/10/2016

Missions générales

Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes appelé(e) à intervenir dans les aspects administratifs et organisationnels liés à la vie des établissements :

  • Suivi et classement des dossiers établissements et mise à jour
  • Collecte et classement des pièces officielles (autorisations, agréments, habilitations, …)
  • Travaux d'intendance (copies, recherches tarifaires, réservations, ….)
  • Participation à la veille documentaire et règlementaire dans les domaines d'intervention du pôle
  • Prise de notes et rédaction de courriers, de comptes rendus et de rapports
  • Gestion des appels téléphoniques et des agendas
  • Suivi administratif de l'intégration de nouvelles structures (informations clients et fournisseurs, banques, préfecture, syndicat employeur, assurance, prévoyance, INSEE, Publicité foncière…)
  • Mise à jour du fichier établissements (contacts, descriptif, chiffres utiles, …)
  • Gestion des procurations postales : création, suivi et mise à jour
  • Aide à l'organisation de réunions et de séminaires (constitution des dossiers, contacts avec les intervenants, comptes rendus des réunions, …)
  • Mise à jour des tableaux relatifs aux documents obligatoires des établissements et aux évaluations internes et externes : Envoi des relances annuelles et veille aux retours, suivi des validations par le bureau associatif, transmission des extraits de bureau
  • Aide au montage des dossiers de recherche de subventions ou d'aides financières

Missions annexes

Vous pourrez être appelé(e), à titre temporaire (périodes de congés, de maladie, …), à prendre des tâches habituellement dévolues à d'autres fonctions :

  • Accueil physique et téléphonique du public
  • Ouverture, enregistrement et distribution du courrier entrant
  • Envoi du courrier sortant
  • Intendance des salles de réunions
  • Commandes diverses
  • Gestion des convocations, comptes rendus ou rapports des comités de direction

Profil et Compétences

  • Qualité relationnelle et travail en équipe
  • Aisance rédactionnelle
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint) : prévoir test (environ 1 heure)
  • Maitrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)
  • BTS minimum requis

Expérience appréciée

Conditions

Contrat CDI temps plein
Rémunération CCN 66 (de 1 630 à 2 140 euros selon expérience et ancienneté)

Candidatures (CV + lettre de motivation) souhaitées avant le vendredi 4 novembre 2016, à adresser par mail à kbailly@eu-asso.fr

 Paris 14ème   Postuler  Contact