Secrétaire administrative H/F

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Edité le 07/07/2017

L'IME de Chevreuse, établissement pour enfants et adolescents sourds aveugles recrute une secrétaire administrative H/F

Sous l'autorité de la Direction, à qui vous rendez compte de vos activités, en lien fonctionnel avec la chef de service, vous êtes investie des missions et responsabilités suivantes :

Participation à la réunion administrative du lundi matin.

Activités communes avec l'autre poste de secrétaire

  • Accueil téléphonique ou physique des personnes (usagers, personnels, familles, rendez-vous extérieurs)
  • Traitement de l'information, suivi, filtrage, …
  • Messages d'accueil sur le répondeur (vacances, absences)
  • Renvoi d'appel la veille des week-ends d'ouverture et le soir
  • Réception, enregistrement diffusion du courrier ou des mails
  • Envoi de courriers, fax ou mails
  • Gestion des envois postaux (timbres, AR,…)
  • Gestion de l'utilisation du photocopieur
  • Réception et diffusion de colis ou livraisons

Documents institutionnels concernant les personnes accueillies

  • Suivi des mises à jour et centralisation des documents loi 2002-2 (livret d'accueil, charte des droits et devoirs des usagers, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet individualisé, projet d'établissement)
  • Conseil de la vie sociale : diffusion des comptes rendus, envoi des convocations et ordre du jour
  • Préparation des dossiers d'admission
  • Constitution des dossiers d'admission et suivi liste d'attente
  • Transmission des informations pour le compte administratif
  • Enquêtes MDPH (liste d'attente) Enquêtes (ARS, …)

Activités liées à l'accueil des enfants et adolescents et aux familles :

  • Appel journalier
  • Etat mensuel des présences à soumettre au chef de service
  • Attestation de présence
  • Transport : transmission et traitement des informations, contrôle de la facturation
  • Repas : commande, suivi et contrôle de la facturation
  • Protections : commandes et contrôle de la facturation
  • Fournitures éducatives : commande et contrôle de la facturation
  • Tenue du registre des admissions et sorties
  • Mise à jour des listes d'adresse et téléphone des familles
  • Diffusion du calendrier annuel de fonctionnement aux familles
  • Tenue et suivi administratif des dossiers enfants : AEEH, prolongations MDPH, notifications, prises en charge sécurité sociale
  • Classement et archivage
  • Mise en forme des emplois du temps des enfants
  • Participation et prise de notes aux réunions de synthèse
  • Convocations des retours de synthèse
  • Organisation de la ournée famille : courrier, convocation, suivi des présences (transport, repas)
  • Dossiers de rentrée : courrier aux familles, distribution des documents de rentrée

Caisse

  • Entrées/sorties
  • Inventaire avec la chef de service

Contrat CDD à temps partiel (0,80 ETP) du 18 septembre 2017 au 6 avril 2018

Remunération selon CCN 66 et ancienneté

Adresser CV et lettre de motivation à che-directrice@eu-asso.fr

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